Comment récupérer des données clients en respectant le RGPD ?

Gage de qualité et de confiance, la conformité au RGPD n’est une option pour personne. Si vous avez un site internet, vous avez probablement recours à des procédés de récupération d’informations relatives à des prospects, voire à vos clients.
Les données clients constituent le socle d’une stratégie commerciale réussie, mais relèvent de la vie privée de ceux qui y concourent. Vous ne pouvez certainement pas utiliser à votre guise cette base de données.

Voici les 6 règles d’or d’une collecte des données clients conformes au RGPD.

Qu’est-ce qu’un fichier client ?

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Un fichier client est un document qui contient toutes les informations relatives aux clients de votre entreprise : ses coordonnées, ses achats, ses habitudes de consommation. Toutes ces informations vous permettent de vous familiariser le plus possible avec le profil de chacun de vos clients. La somme de tous les fichiers clients constitue ensuite les “données clients”.
Cette base de données vous permet ensuite de les connaître davantage, d’améliorer votre relation client, et d’optimiser votre stratégie commerciale.
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Le registre de traitement des données personnelles

La protection des données personnelles est un élément incontournable de la collecte et la gestion des données clients. Avant de traiter les données personnelles (de les stocker par exemple), vous devez tenir un registre des traitements. Il s’agit d’un document qui doit identifier notamment la catégorie des données traitées, les personnes à qui elles peuvent être communiquées, les méthodes de sécurisation, leur durée de conservation.
Il s’agit d’une obligation qui concerne toutes les entreprises, petites comme grandes, pour lesquelles les exigences sont toutefois moins lourdes si votre entreprise emploie moins de 250 salariés.
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La gestion des cookies de votre site internet

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Vous utilisez probablement des cookies sur votre site internet pour proposer un contenu adapté au profil et aux habitudes de chacun. Cette pratique, très courante, n’est pas interdite, mais encadrée. Vous devez recueillir le consentement de chacun des utilisateurs, qui doit être : éclairé, libre, univoque et spécifique. Si vous voulez être sûr de proposer une gestion des cookies licite, insérez un bandeau de cookies dès l’ouverture du site par l’internaute, lequel peut renvoyer aux mentions légales ou alors à votre politique de confidentialité.

La collecte des informations strictement nécessaires

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Vous ne pouvez réclamer d’un internaute que le partage des informations qui sont strictement nécessaires à la finalité poursuivie. Si votre objectif est la prospection commerciale, vous ne pouvez demander à l’utilisateur de votre site internet de vous communiquer sa situation conjugale, qui ne semble pas avoir de lien direct avec la prospection commerciale.
Évitez-en général de demander aux clients des données sensibles (sauf si votre site internet est étroitement lié à un de ces sujets).
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L’information des utilisateurs de leurs droits

Chaque personne qui partage avec vous des informations personnelles doit pouvoir être au courant de l’utilisation qui en sera faite. Vous devez informer les utilisateurs de leurs droits. Cette information peut figurer dans vos mentions légales. Ainsi, n’hésitez pas à les informer de la manière avec laquelle les informations sont collectées, l’utilisation qui en est faite, le stockage de leurs données, la durée de stockage, etc. Cette obligation permet à votre entreprise d’être transparente et rigoureuse, et à vos clients d’être rassurés et en confiance.
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La mise à jour régulière des données clients

Rien ne sert de collecter des données clients qui ne vous donnent pas d’information pertinente sur la personne ou ses habitudes de consommation. Le client a le droit à la rectification de ses données à tout moment, et de votre côté, vous pouvez vous assurer régulièrement que les informations sont à jour, tant que vous vous trouvez dans le délai légal de conservation des données. Par exemple, n’hésitez pas à adresser un mail à vos clients pour confirmer que leurs coordonnées restent inchangées.
Par mise à jour des données clients, il faut entendre également effacement de certaines données, notamment :
- anciens clients ;
- clients qui ont exercé leur droit à l’effacement ;
- personnes qui ont exprimé leur envie de retirer leur consentement pour le traitement.
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L’hébergement sécurisé des données clients

Les règles qui encadrent le stockage et l’hébergement des données sont sans équivoque : il faut avoir recours à des procédés sécurisés.
Pour cela, utilisez vos propres “data centers”, ou bien, dirigez-vous vers des sociétés spécialisées en hébergement en nuage (ou “cloud”).
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Vous êtes prêt(e) à collecter, gérer et stocker vos données clients en toute tranquillité !

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